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Seul le professionnel de la santé peut compléter la section MON PROFIL. Compléter les champs et sauvegarder.

Mon compte

Seul le professionnel de la santé peut compléter la section MON COMPTE. Compléter les champs et sauvegarder.

Choix de visibilité(s) du professionnel de la santé

Le choix de visibilité de l’information pour le patient est fait par le professionnel de la santé au moment de la création des types de rendez-vous. (Voir GESTION/TYPES DE RENDEZ-VOUS).

Définition/Ajout/modification/annulation d’un adjoint

Seul le professionnel de la santé peut modifier le statut d’adjoint.

Pour définir, ajouter, modifier ou annuler un ou des adjoint/s, sélectionner l’onglet Gestion et choisir Créer/Ajouter.

Description des niveaux d’accès

Le niveau d’adjoint est choisi par le professionnel de la santé au moment de la définition d’un adjoint. Les niveaux sont : adjoint, adjoint restreint ou adjoint de facturation.

DocteurDirect.com rappelle les rendez-vous aux patients à l’aide d’un système automatisé.

Le niveau de notification est défini par l’assistante au moment de l’inscription du patient et ce niveau peut être modifié au besoin.

Message téléphonique au patient

Sauf indication contraire par le patient ou l’assistante lors de la prise de rendez-vous, les rappels sont transmis au patient par téléphone deux jours avant le rendez-vous (pour un maximum de trois rappels téléphoniques), sauf si le rendez-vous a déjà été confirmé par le patient ou l’assistante ou s’il a été inscrit moins de 12 heures avant l’heure du rendez-vous.

Courriel au patient

Sauf indication contraire par le patient ou l’assistante lors de la prise de rendez-vous, les rappels sont transmis au patient par courriel de la façon suivante :

• le lendemain de la prise de rendez-vous par courriel pour confirmer la prise de rendez-vous;
• cinq jours avant le rendez-vous; le patient suit les consignes incluses au courriel pour confirmer qu’il sera au rendez-vous.

Selon le cas, un icône apparaît à côté du rendez-vous du patient (voir CALENDRIER – Tableau des icônes associées aux types de rendez-vous)

Le portail DocteurDirect.com génère les rapports suivants :

1. Tous les rendez-vous
2. Rendez-vous manqués
3. Rendez-vous annulés
4. Toutes les factures
5. Factures payées
6. Factures impayées
7. Factures en attente

Pour leur remboursement des frais couverts par la Régie de l’assurance-maladie du Québec (RAMQ), les professionnels de la santé membres de DocteurDirect.com peuvent utiliser son fournisseur attitré qui possède une interface avec la RAMQ.

Cet accès est réservé à l’adjointe de facturation.

• Sous l’onglet GESTION, cliquer sur RAMQ-FACTURATION ; suivre les consignes à l’écran pour le transfert des données à la RAMQ.

Le portail DocteurDirect.com offre la possibilité de produire une facture à un client pour un service ou un produit payant. Le service ou le produit est prédéfini dans le système lors de la configuration du système. La facture est visible dans la fiche-client. L’application permet également la génération de rapports de gestion (Voir PRODUCTION DE RAPPORTS).

Création de la liste des produits et services

Seules les personnes avec un niveau d’accès Adjoint de facturation peuvent configurer les produits et services facturables. (Voir GESTION/ADJOINTS).

Pour ajouter un nouveau produit facturable :

• Ouvrir l’onglet GESTION/PRODUITS FACTURABLES. Cliquer sur le bouton AJOUTER UN NOUVEAU PRODUIT puis remplir les champs suivants :
• NOM EN FRANÇAIS et NOM EN ANGLAIS : cette information ne peut être ni modifiée ni supprimée une fois que le produit est associé à une facture;
• DESCRIPTION EN FRANÇAIS et DESCRIPTION EN ANGLAIS : ces descriptions, modifiables en tout temps, sont destinées à l’interne seulement et n’apparaissent pas sur la facture du patient;
• PRIX UNITAIRE : le prix unitaire du produit facturable est inscrit en utilisant le point (« . ») pour séparer les décimales. Si le prix n’est pas connu, laisser le champ à blanc. Le prix unitaire pourra être ajusté au cours de la facturation, si nécessaire;
• COMMISSION DU MÉDECIN : le montant inscrit correspond au pourcentage rétribué au professionnel de la santé.

Pour modifier ou supprimer un produit facturable, cliquer sur un des boutons placés à droite, MODIFIER ou SUPPRIMER, et suivre les consignes à l’écran.

Lorsque les champs de la fenêtre PRODUITS FACTURABLES sont complétés, cliquer sur SAUVEGARDER. Répéter la procédure pour chaque produit ou service facturable. La liste des produits facturables est soit reliée à un seul professionnel soit partagée par un groupe au sein d’une même clinique.

RAPPEL : une fois que le produit facturable a été associé à une facture, il n’est plus possible de supprimer ni de modifier le nom du produit.

• Pour créer une fiche-patient, selon la situation, sélectionner la case INSCRIRE NOUVEAU (AVEC NAM) ou la case INSCRIRE NOUVEAU (SANS NAM);
• compléter les renseignements demandés au sujet du patient sur le Formulaire d’enregistrement d’un nouveau patient qui apparaît dans une nouvelle fenêtre; les champs marqués d’un astérisque* sont obligatoires;
• la choisir dans NIVEAU DE NOTIFICATION le mode de communication avec le patient; l’option COURRIEL ET TÉLÉPHONE est sélectionnée par défaut; elle convient également aux personnes n’ayant pas d’adresse courriel;
• inscrire le nom du MÉDECIN RÉFÉRANT pour le patient, s’il y a lieu;
• si nécessaire, noter les COMMENTAIRES à propos de ce rendez-vous;
• bien inscrire le prénom et le nom du patient tels qu’ils apparaissent sur la carte d’assurance-maladie;
• même si ce champ n’est pas obligatoire, inscrire l’adresse courriel du patient s’il en possède une afin de pouvoir communiquer avec lui lors de confirmation, d’annulation ou de rappel de ses rendez-vous;
• une fois tous les renseignements inscrits dans les champs, cliquer sur INSCRIRE; le patient est maintenant inscrit à la banque de données; son rendez-vous apparaît à la plage du calendrier sélectionné;
• il est fortement recommandé d’inscrire dans la base de données tous les patients.

Inscription d’un rendez-vous à partir d’une fiche-patient

• Pour inscrire un rendez-vous à partir d’une fiche-patient, sélectionner l’onglet Patients; choisir ensuite le nom du patient à partir de la liste alphabétique des patients.
• Sélectionner le nom du patient, cliquer sur PRENDRE UN RENDEZ-VOUS et suivre la procédure à l’écran.

Recherche d’un patient

Pour trouver un patient, sélectionner l’onglet PATIENTS et choisir le nom du patient à partir de la liste alphabétique des patients.

Consultation de la fiche d’un patient

Pour consulter la fiche d’un patient, sélectionner l’onglet PATIENTS et choisir le nom du patient à partir de la liste alphabétique des patients. Cliquer sur le nom du patient pour sa fiche-patient apparaisse à l’écran.

Fusion de deux fiches-patients

• La fusion de deux fiches-patients n’est possible que dans le cas suivant : si le même nom de patient est présent deux fois dans la banque de données et que dans un cas, il y a un NAM (numéro d’assurance-maladie) qui est lié à ce nom et que dans l’autre cas, il n’y en a pas;
• cette opération peut être effectuée par l’assistante, mais non par le patient;
• ouvrir d’abord la fiche-patient qui contient le NAM;
• saisir l’information du NAM et de la date d’expiration;
• ouvrir maintenant le dossier sans NAM;
• coller l’information saisie dans le dossier sans NAM;
• à la question VOULEZ-VOUS FUSIONNER LES DEUX DOSSIERS, répondre par oui.

Pour inscrire un nouveau rendez-vous au calendrier, ouvrir l’onglet RENDEZ-VOUS. On peut ensuite :

• naviguer dans le calendrier jusqu’à la date de disponibilité recherchée;

OU

• cliquer sur le bouton NOUVEAU RENDEZ-VOUS en haut de la page.

Une fois la disponibilité repérée, cliquer dessus et la fenêtre de rendez-vous s’ouvre.

Dans la fenêtre de rendez-vous, trouver en premier lieu le patient dans la base de données. Pour ce faire :

• inscrire le numéro d’assurance-maladie du patient au complet dans le champ PATIENT et cliquer sur CHERCHER pour lancer la recherche dans la base de données;

OU

• inscrire quelques lettres du nom du patient dans le CHAMP PATIENT et cliquer sur CHERCHER pour lancer la recherche dans la base de données.

Si le nom du patient est présent dans la liste de patients :

• cliquer sur le nom apparaissant dans le champ pour choisir le patient;
• choisir dans NIVEAU DE NOTIFICATION le mode de communication avec le patient; l’option COURRIEL ET TÉLÉPHONE est sélectionnée par défaut; elle convient également aux personnes n’ayant pas d’adresse courriel;
• inscrire le nom du MÉDECIN RÉFÉRANT pour le patient, s’il y a lieu;
• si nécessaire, noter les COMMENTAIRES à propos de ce rendez-vous;
• enfin, sélectionner le nom du patient dans la liste de patients à la fenêtre PATIENT.

Si le nom du patient est absent dans la liste de patients :

• il faut d’abord inscrire le patient dans la base de données et créer sa fiche-patient;
• selon la situation, sélectionner la case INSCRIRE NOUVEAU (AVEC NAM) ou la case INSCRIRE NOUVEAU (SANS NAM);
• compléter les renseignements demandés au sujet du patient sur le Formulaire d’enregistrement d’un nouveau patient qui apparaît dans une nouvelle fenêtre; les champs marqués d’un astérisque* sont obligatoires;
• la suite du processus d’inscription est identique;
• bien inscrire le prénom et le nom du patient tels qu’ils apparaissent sur la carte d’assurance-maladie;
• même si ce champ n’est pas obligatoire, inscrire l’adresse courriel du patient s’il en possède une afin de pouvoir communiquer avec lui lors de confirmation, d’annulation ou de rappel de ses rendez-vous;
• une fois tous les renseignements inscrits dans les champs, cliquer sur INSCRIRE; le patient est maintenant inscrit à la banque de données; son rendez-vous apparaît à la plage du calendrier sélectionné;
• il est fortement recommandé d’inscrire dans la base de données tous les patients ET leur numéro d’assurance-maladie (NAM) afin d’éviter les inscriptions en double.

Icônes associées aux types de rendez-vous

• Dans le calendrier, la plage prend la couleur du type de rendez-vous associé et le nom du patient est inscrit;
• de plus, des icônes placées à côté du nom du patient indiquent l’état du rendez-vous :

	Rendez-vous réservé (par le patient ou l’assistante)
	Rendez-vous confirmé (par le patient ou l’assistante)
	Rendez-vous annulé par le patient ou le professionnel (visible uniquement lorsque l’option Afficher les rendez-vous annulés est cochée)
	Rendez-vous – patient sans NAM (inscription rapide)
	Rappel téléphonique reçu (voix humaine ou répondeur téléphonique détecté)
	Rappel téléphonique tenté, mais non reçu (pas de réponse, occupé, mauvais numéro)
	Saisie des informations relatives à la facturation RAMQ
	Personne présente au rendez-vous

Les types de rendez-vous sont créés par le professionnel de la santé ou l’adjoint désigné. Il permet de prédéfinir dans le système les différents types de rendez-vous que pourront sélectionner les patients lors de leur prise de rendez-vous sur le portail DocteurDirect.com.

Création d’un type de rendez-vous

Ouvrir l’onglet Gestion et cliquer sur Types de RdV. Une fenêtre s’ouvre à TYPES DE RENDEZ-VOUS.

Compléter les champs identifiant les différents types de rendez-vous, incluant la durée allouée pour chaque type de rendez-vous ainsi que la couleur désirée ce qui permet de repérer rapidement au calendrier le type de rendez-vous.

Choisir, en cochant la case appropriée, si le type de rendez-vous est VISIBLE ou non par le patient lors de la prise de rendez-vous en ligne. Si l’information est non visible pour le patient, elle demeure cependant visible pour le professionnel de la santé et l’adjoint désigné.

Sélectionner ensuite en cliquant la case désirée les TYPES DE RENDEZ-VOUS AUTORISÉS, soit NOUVEAU PATIENT, PATIENT EXISTANT, ou NOUVEAU PATIENT RÉFÉRÉ.

Lorsqu’un type de rendez-vous a été défini, cliquer sur SAUVEGARDER. Le type de rendez-vous est enregistré et la page couverture de TYPES DE RENDEZ-VOUS revient à l’écran. Recommencer pour chaque type de rendez-vous à créer.

Cliquer sur Annuler pour ne pas enregistrer les données. La page couverture de TYPES DE RENDEZ-VOUS revient à l’écran.

Création d’un questionnaire

Cette fonction est accessible uniquement au professionnel de la santé si celui-ci souhaite définir certaines questions qui apparaissent au moment de la prise de rendez-vous en ligne (par exemple : s’agit-il de votre première visite?). Par contre, ce bloc ne contient aucune information de nature médicale concernant le/s patients.

Définition des clientèles spécifiques

Lors de la définition d’un type de rendez-vous, choisir si un type de rendez-vous est restreint à une clientèle spécifique en mettant un crochet dans la case appropriée.

À la sélection de l’onglet GESTION/DISPONIBILITÉS, naviguer dans le calendrier jusqu’à la date voulue. Avec la souris, sélectionner la/les plages à ouvrir; la fenêtre PÉRIODE DE DISPONIBILITÉS s’ouvre automatique au relâchement de la souris.

Dans la fenêtre PÉRIODE DE DISPONIBILITÉS, sélectionner la case OUVERTURE, puis l’heure du début et l’heure de la fin de la période de disponibilité; il n’y a aucune limite de temps pour cette sélection.

Sous Périodicité, les choix sont les suivants :

• AUCUNE : la disponibilité ne se répète pas;
• TOUS LES JOURS : la disponibilité se répétera tous les jours de la date de la mise à disposition initialement retenues jusqu’à la Date de FIN DE PÉRIODICITÉ sélectionnée;
• TOUTES LES SEMAINES : la disponibilité se répétera toutes les semaines, de la date de la mise à disposition initialement retenues jusqu’à la Date de FIN DE PÉRIODICITÉ sélectionnée;
• TOUS LES MOIS : la disponibilité se répétera tous les mois, de la date de la mise à disposition initialement retenues jusqu’à la Date de FIN DE PÉRIODICITÉ sélectionnée;

La case RENDEZ-VOUS permet de sélectionner un type de rendez-vous selon une liste prédéterminée (voie GESTION/TYPES DE RENDEZ-VOUS).

Cocher la case LIBÉRER L’HEURE DU DÎNER pour ouvrir les disponibilités d’une journée entière en une seule opération, avec l’heure du dîner libérée selon les heures prédéfinies lors de la création de MON COMPTE par le professionnel de la santé (Voir GESTION/MON COMPTE).

Lorsque les paramètres des disponibilités ont été complétés, cliquer sur OUVRIR UNE DISPONIBILITÉ. Les disponibilités sont enregistrées telles que définies et apparaissent au calendrier en blanc. Il est maintenant possible de fixer des rendez-vous.

Modification d’une disponibilité

Pour modifier une disponibilité, fermer d’abord la plage visée. En ouvrant de nouveau la disponibilité, procéder à la modification.

Fermeture d’une disponibilité

Pour procéder à la fermeture d’une disponibilité, sélectionner l’onglet GESTION/DISPONIBILITÉS et naviguer dans le calendrier jusqu’à la date voulue. Avec la souris, sélectionner la plage à fermer; la fenêtre PÉRIODE DE DISPONIBILITÉS s’ouvre automatique au relâchement de la souris.

Dans la fenêtre PÉRIODE DE DISPONIBILITÉS, sélectionner la case FERMETURE. Suivre les étapes suivantes :

• identifier les plages horaires à fermer;
• cliquer sur ANNULER UN RENDEZ-VOUS;
• choisir le NIVEAU DE NOTIFICATION;
• sous PÉRIODICITÉ, choisir la période visée;
• cliquer sur FERMER LA DISPONIBILITÉ.

Pour fermer plusieurs plages consécutives, pour une journée à la fois, naviguer dans le calendrier jusqu’au début de la plage de disponibilités à fermer. Sélectionner les plages à fermer; la zone à fermer s’affiche en couleur bleu foncé. Poursuivre la procédure telle qu’utilisée pour une seule disponibilité.